Az iratmegőrzés szabályai

Az iratmegőrzés szabályai. Fel tudná sorolni őket? Ha nem, nézzük át közösen! Mit, meddig kell megőrizni? Az iratkezelést, iratmegőrzést két törvény is szabályozza, nehogy olyan egyszerű legyen az életünk.

 

 

Az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) a cég ellenőrizhetőségének szempontjából közelíti meg a kérdést, míg a számviteli törvény, mint cégjogi eljárás során bizonyító dokumentumokként kezeli az Éves beszámolót, valamint az azt alátámasztó dokumentumokat. Mivel a számviteli törvény hosszabb időt szab meg a dokumentumok megőrzésére, ezt kell figyelembe venni!

 

Mit mond erről a számviteli törvény?

A számviteli törvényben a 169. § rendelkezik az iratok megőrzésének idejéről. Ez arról szól, hogy a beszámolót, valamint az azt alátámasztó dokumentumokat legalább 8 évig kell megőrizni. Első hallomásra bárki azt gondolná, hogy csak a beszámolóról, leltárról, időbeli elhatárolás tételeiről, stb. van szó, amit a könyvelők szépen a beszámoló mögé lefűznek, mint a beszámolóhoz közvetlenül kapcsolódó dokumentumok. Hát nem. A beszámoló alátámasztásához felsorolja a „számviteli bizonylatokat”is.

 

Tudják, hogy mit takar a fogalom, hogy „számviteli bizonylatok”?

MINDENT. Az összes számlát, szerződést, bankkivonatot, stb. Magyarul mindent, amiből a cég könyvelése összeállt, s amiből készült a beszámoló.

 

Mi az, amit az adózás rendje szerint 5 év múlva kidobhatunk?

Semmit. 🙁  Az adózás rendje törvény az ellenőrizhetőség szempontjából írja elő az 5 évet, mint elévülési időt. Ez azt jelenti, hogy most 2015-ben, a 2009-es évet ellenőrizhetik, azt megelőző éveket már nem. Ez a szabály azt is jelenti, hogy csak 2009-ig visszamenőleg adhatunk be önellenőrzést vagy igényelhetjük vissza adótúlfizetésünket.

 

Még egy fontos dolog!

Az a 8 év valójában egy évvel több. Mivel van adóév és naptári év. Most 2015-ben adjuk be a 2014. évi beszámolót, tehát a 2014. évi adóévnek most lesz csak vége. Éppen ezért, az iratok megőrzésének visszaszámolásánál is hozzá kell adni egy évet. 2015-ben a 2005. évi anyagtól szabadulhatunk meg.

 

Leírjuk pontosan a törvény nyelvén is, hátha valaki szeretné! 🙂

169. § (1) 691 A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni.

 

(2) 692 A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

 

Mi legyen a bérekhez kapcsolódó dokumentumokkal?

A bérekkel kapcsolatos adatok közül azokat, amelyek a nyugdíjhoz kapcsolódnak, azokat meg kell őrizni az idők végezetéig. 🙂 Pontosabban? Az adott személy nyugdíjba vonulásáig mindenképpen célszerű megőrizni!

 

Tapasztalataink alapján elmondhatjuk, hogy amikor valaki nyugdíjba készül, rendszerint kitalálják, hogy nincs beadva a beadott NYENYI. Ilyenkor szemrebbenés nélkül követelik tőlünk akár a 13 évvel ezelőtti papírokat.

 

Hogyan selejtezzük le az iratokat?

Az iratok selejtezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni. Tartalmaznia kell az iratok megnevezését, a megsemmisítés idejét és módját – amiért az ügyvezető felelős. Praktikus egy ezzel foglalkozó vállalkozást megbízni a selejtezéssel.

 

 

Ritter Edit

 

Üdvözlettel:

Ritter Edit
ügyvezető
REZON Könyvelő Iroda

 

REZON Könyvelés | Minőség és Garancia